Trong quản lý tồn kho, phân phối, mã lô giúp doanh nghiệp quản lý được tuổi tồn kho theo lô. Theo hạn dùng và ngày sản xuất ghi trên lô, doanh nghiệp có thể chủ động...
1. Mục đích của việc quản lý mã lô 1.1 Với quản lý tồn kho, phân phối Trong quản lý tồn kho, phân phối, mã lô giúp doanh nghiệp quản lý được tuổi tồn kho theo lô. Theo hạn dùng và ngày sản xuất ghi trên lô, doanh nghiệp có thể chủ động dễ dàng lên kế hoạch tiêu thụ ưu tiên cho những lô hàng sắp hết hạn.
Để việc quản lý theo hạn dùng thì bao giờ cũng phải tính nhập xuất tồn theo lô hàng nhập (tức là khi bán cũng phải xác định lô hàng hoặc bán theo phương pháp FEFO - First Expired First Out).
Việc quản lý theo lô cũng có thể ứng dụng vào ngành may hoặc ngành kinh doanh hàng miễn thuế, trong những ngành này, việc thanh khoản với hải quan cực kỳ chi tiết, nếu không quản lý theo lô thì không thể đáp ứng được yêu cầu.
1.2 Với quản lý chi phí giá thành Với bài toán giá thành phân xưởng, nếu sử dụng mã lô nguyên liệu và bán thành phẩm, có thể phân tích chính xác chi phí nguyên liệu cho từng mẻ sản xuất ngay từ khi thống kê phân xưởng mà không chờ đến khi bộ phận kế toán hàng tồn kho xác định giá xuất, vì trong quản lý giá theo lô, giá xuất được xác định đích danh từng lô.
Một số doanh nghiệp thương mại có nhu cầu quản lý lợi nhuận theo từng lô hàng nhập.
Như vậy, ngoài các phương pháp tính giá xuất cơ bản như trung bình, nhập trước xuất trước, trung bình di động...chức năng tính giá phải đáp ứng theo từng lô, ví dụ: nhập về 100 đơn vị, xuất bán trong kỳ là 400 đơn vị thì giá vốn này phải bao gồm lô 100 và 300 của các lô khác.
1.3 Với quản lý sản xuất Trong quản lý sản xuất sản phẩm công nghiệp, do yêu cầu quản lý chất lượng, doanh nghiệp muốn biết thành phẩm (theo mã lô) được sản xuất từ những mã lô bán thành phẩm hoặc nguyên liệu nào. Trong tình huống sản phẩm cuối cùng bị lỗi - từ số liệu thống kê - quản lý sản xuất dễ dàng truy ra bán thành phẩm được sản xuất từ những máy (machine) nào, từ nhóm thợ máy nào (manpower), từ nguyên vật liệu nào, từ nhà cung cấp nào. Trong quản lý chất lượng, việc tìm ra nguyên nhân gây lỗi sản phẩm được thực hiện thường xuyên, từ đó có thể có những điều chỉnh xuyên suốt trong bộ máy quản lý, từ chuỗi cung ứng (đã mua từ nhà cung cấp nào), từ phân xưởng sản xuất (kiểm tra vận hành máy móc, kiểm tra quá trình bảo trì sửa chữa), từ phòng kỹ thuật, bộ phận kiểm soát chất lượng (đã thực hiện kiểm tra lý hoá như thế nào), ...
Trong sản xuất sản phẩm thuỷ hải sản, ngoài yêu cầu trên, doanh nghiệp còn có nhu cầu theo dõi hiệu quả sản xuất theo từng lô nguyên liệu nhập vào. Trong ngành thuỷ sản, chuỗi cung ứng vận hành có thể khác với các ngành khác, theo đó doanh nghiệp sản xuất phụ thuộc khá nhiều vào nhà cung cấp cả về chất lượng nguyên liệu lẫn chính sách cung ứng. Việc phân tích, sàng lọc nhà cung cấp, quyết định chính sách giá cả và đưa bằng chứng để đàm phán phụ thuộc rất lớn vào việc phân tích hiệu quả từng lô của nhà cung cấp đó.
Một trường hợp điển hình khác, ở một nhà máy sản xuất cáp điện lực và cáp viễn thông, luôn luôn xảy ra trường hợp dư ra một vài cuộn thành phẩm cáp tồn trữ trong kho (có thể do khách hàng huỷ đơn hàng, có thể do sản xuất không đủ tiêu chuẩn chiều dài của đơn hàng...). Trước khi lập lệnh sản xuất, bộ phận hậu cần phải xác định được số lượng chính xác chiều dài mỗi cuộn của từng loại cáp thành phẩm để xem có thể sử dụng cho đơn hàng hiện tại hay không. Điều này tối quan trọng, vì nó ảnh hưởng toàn bộ đến các hoạch định sản xuất sau này.
Ví dụ:
- Yêu cầu trên lệnh sản xuất phòng kinh doanh đưa xuống là 10.000m chia thành 100 cuộn 100m
- Tồn kho theo mã cáp là 2000m, chia ra 10 cuộn 100m và 5 cuộn 200m. Như vậy hậu cần (logistics) nói: cần phải sản xuất thêm 90 cuộn 100m.
Theo ví dụ trên, nếu hoạch định kế hoạch sản sản xuất và hoạch định nguyên liệu tính toán trên con số 2000m tồn kho là sai nghiêm trọng vì có thể chiều dài các cuộn trong đơn hàng có thể là:
- Dài hơn: không phù hợp với những gì có trong kho, phải hoạch định sản xuất thêm;
- Ngắn hơn: cân nhắc để sử dụng, giảm nhu cầu sản xuất.
Ở nhà máy này, nếu tổ chức bộ mã cho từng chiều dài cuộn thì không thể, vì các mã cáp vốn đã quá phong phú rồi, nếu áp dụng quản lý theo lô thì có thể giải quyết bài toán.
2. Thực tế ứng dụng Việc thực hiện quản lý theo lô không phải dễ thực hiện một cách máy móc. Trong phạm vi bài viết này, tác giả chỉ muốn phân tích thông qua những điển hình thực tế chứ hoàn toàn không có ý định đưa ra một khuôn mẫu nào cho nghiệp vụ này.
Giả sử một doanh nghiệp chế biến thuỷ hải sản quyết định áp dụng quản lý theo lô để theo đuổi những mục tiêu quản lý nhu đã trình bày trên, nhưng chưa chắc bộ phận kho hàng có thể xuất đúng lô hàng cần thiết. Hãy tưởng tượng:
- 6 giờ sáng - nhà cung cấp chở 10 tấn cá các loại (size cỡ, phẩm chất - loại dùng để đóng hộp với nước sốt) đến xưởng chế biến, tạm đặt đây là một lô hàng.
- Tiếp theo phải phân loại thành các cỡ / loại để thanh toán với nhà cung cấp và chuyển vào kho. Ở đây quản lý kho không thể chia ra thành từng loại cỡ rồi phân lô được vì không có đủ chỗ.
- Giám đốc nhà máy ra quyết định, cần mua một số bao để chứa và xếp chúng lên thành nhiều tầng.
- Nhưng cũng không ổn, vì cá để trong kho sẽ xảy ra hiện tượng giãn nở, các bao sẽ bị rách...
Như vậy, trong tình huống này, phải chờ một nhà máy khác rộng hơn, thiết kế phù hợp mới có thẻ thực hiện được.
Việc thực hiện quản lý theo lô còn phải phụ thuộc vào tính chất của đối tượng hàng hoá vật tư, phụ thuộc vào điều kiện nhà kho, khay kệ, khu vực.
Mặt khác, qua phân tích, ta nhận thấy rằng, thông tin về lô ảnh hưởng đến mọi hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp từ mua hàng (purchasing), hậu cần (logistic), phân phối (distribution), nhà kho (warehouse)...đến cả phòng tài chính kế toán hoặc phòng kế hoạch sản xuất. Mọi bộ phận trong doanh nghiệp phải thông suốt và tuân thủ, thực tế cho thấy có thể không thông suốt, không tuân thủ hoặc cả hai.
Trong ví dụ về nhà máy sản xuất cáp ở trên, chỉ bộ phận hậu cần thực hiện kiểm tra mã cuộn dẫn đến cả quá trình sản xuất và phân phối phải thực hiện theo quy trình. Với các bộ phận khác, thật khó lòng chấp nhận, hoặc thực hiện không vui vẻ lắm.
Đa số các bộ phận cảm thấy gánh nặng khi phải quản lý quá nhiều thông tin không trực tiếp phục vụ họ. Nếu các bộ phận không có cái nhìn tổng quát và chung nhất, việc này cũng khó thực hiện. Việc ứng dụng một mô hình quản lý mới đòi hỏi một văn hoá học hỏi kiên cường trong doanh nghiệp, không thể chỉ có một bộ phận sử dụng mà có thể áp đặt cho cả hệ thống. Một khi không hiểu biết sẽ dẫn đến không thông suốt, không thông suốt thì không tuân thủ.
***
Với sự đa dạng trong sử dụng mã lô, điều này dẫn đến những ràng buộc trong việc nhập liệu tại những bộ phận sau:
- Mua hàng: phải khai báo mã lô trong phiếu nhập mua hàng, phiếu nhập kho;
- Bán hàng: phải khai báo mã lô trong hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho;
- Sản xuất: thống kê sản xuất, xuất kho cho sản xuất đơn hàng phải khai báo mã lô nguyên liệu, bán thành phẩm; Nhập kho sản xuất đơn hàng: phải khai báo mã lô thành phẩm;
- ...
Trước tiên, phải nói đến khâu mua hàng, thông thường sau khi hàng về kho, mới thực hiện kiểm tra và đánh số mã lô, như vậy trách nhiệm này thuộc về phòng mua hàng. Tuy nhiên theo lý luận khác, kho hàng sẽ trực tiếp nhập hàng, mã lô này dĩ nhiên được dùng cho tất cả các chu trình sau cho đến khi nào sử dụng hết, như vậy, bộ phận quản lý kho hàng sẽ kiểm soát quy trình này còn phòng mua hàng chỉ chuyển thông tin đơn hàng mua. Việc trước tiên của mọi quy trình là thiết lập danh mục lô mới, trong đó quy định các thông tin Số lô, Tên lô, Mã vật tư, Ngày nhập, Ngày sản xuất, Hạn sử dụng, Ngày bảo hành...
Trong tình huống trên chỉ dành cho vật tư, nguyên liệu, còn các bán thành phẩm hoặc thành phẩm trong sản xuất thì sao? Trong thực tế, bộ phận kho hàng không hề quan tâm các bán thành phẩm trong xưởng như thế nào, họ chỉ quan tâm các đối tượng nguyên liệu hoặc thành phẩm (WIP), nhưng nếu quên đi đối tượng WIP thì mục tiêu quản lý theo mã lô gần như không quản lý gì vì bán thành phẩm là đối tượng liên kết tất cả trong quá trình sản xuất.
Trong một nhà máy sản xuất hàng linh kiện nhựa, bộ phận sản xuất tạo lô riêng cho các bán thành phẩm mà không phụ thuộc vào danh mục lô. Khi thực hiện một lệnh sản xuất, họ thực hiện tạo mã lô hàng loạt cho các thành phần qua từng công đoạn.
Ví dụ: Lập lệnh cho đơn hàng AA, sản phẩm ZZ đi qua các công đoạn: 01-ép nhựa, 02-phun sơn, 03-in, 04-lắp ráp; các mã lô sẽ tự động được tạo ra và quản lý trong suốt quá trình tại phân xưởng: AAZZ01, AAZZ02, AAZZ03, AAZZ04. Chỉ có mã lô sản phẩm ZZ cuối cùng mới được chuyển qua danh mục lô chuẩn của cả hệ thống.
...
3. Quy trình chung Qua các phân tích trên ta thấy, không có một chuẩn mực nào cho việc kiểm soát lô, hoàn toàn phụ thuộc vào tính chất hoạt động của doanh nghiệp mà họ định nghĩa. Tuy nhiên, theo kinh nghiệm thực tế có thể “bản đồ hoá” những bộ phận sử dụng một cách tương đối như sau:
Trong bảng trên, bước cập nhật danh mục lô ở quy trình sản xuất chỉ đăng ký một danh sách lô mới, trong đó không quy định rõ các thông tin ngày sản xuất, hạn sử dụng, ngày bảo hành, cách xuất kho theo lô... Sau khi các thành phẩm hoàn thành, mới tiến hành cập nhật các thông tin này tại quy trình QL kho.
Tác giả Phạm Tiến Huân-Trưởng phòng nghiệp vụ Trung tâm nghiên cứu và phát triển sản phẩm
Công ty CP Phát triển Công nghệ Nông thôn có hai chi nhánh được đặt tại Hưng Yên và Hà Tây. Làm cách nào để có thể nắm bắt các hoạt động kinh doanh của công ty một cách tập trung và nhanh nhất.
Với sự phát triển mạnh mẽ của các hệ quản trị CSDL trong lĩnh vực CNTT hiện nay, SQL SERVER và ORACLE đang được các nhà quản lý...