Đối với quy trình mua hàng, mục tiêu này hoàn toàn có thể đạt được với sự hỗ trợ của môt giải pháp quản lý mua hàng hoàn chỉnh cho phép tự động hoá mọi nghiệp vụ mua hàng: từ lập và duyệt đề xuất mua hàng, giấy đề nghị báo giá, cập nhật báo giá, lựa chọn nhà cung cấp, chuẩn bị đơn hàng đến theo dõi việc nhận hàng và kiểm tra chất lượng hàng hoá nhập mua.
Với giải pháp quản lý mua hàng của Fast Business, doanh nghiệp có một công cụ hữu hiệu quản lý quy trình mua hàng, tiếp cận những thông tin chính xác và đáng tin cậy, làm cơ sở để ra những quyết định kịp thời, những chiến lược phát triển hợp lý.
Trong Fast Business, giải pháp quản lý mua hàng liên quan đến các phân hệ chức năng sau:
- Fast Purchasing - Quản lý mua hàng
- Fast Inventory Management - Quản lý hàng tồn kho
- Fast Accounts Payable - Kế toán công nợ phải trả
- Fast Cash Management - Kế toán vốn bằng tiền
- Fast General Ledger - Kế toán tổng hợp.
Trong đó, phân hệ quản lý mua hàng là phân hệ chính. Phân hệ này có các chức năng quản lý phiếu nhu cầu vật tư, quản lý giá báo của nhà cung cấp, quản lý đơn hàng nhập mua trong nước và đơn hàng nhập khẩu, quản lý việc nhập kho và kiểm tra chất lượng. Các chức năng xử lý có thể hiển thị theo dạng cột hoặc hiển thị trên màn hình quy trình.
Thông tin về nhà cung cấp
- Quản lý không giới hạn số lượng các nhà cung cấp
- Các thông tin chung: Tên nhà cung cấp, địa chỉ, số điện thoại, số fax, người liên hệ…
- Phương thức giao hàng và điều khoản thanh toán ngầm định
- Khai báo các điều kiện tín dụng, thời hạn tín dụng kèm ngày hết hạn.
Quản lý yêu cầu mua hàng
- Phiếu nhu cầu mua hàng có thể nhập in trực tiếp trên máy hoặc nhập sau
- Quản lý nhu cầu mua hàng theo công trình/dự án/vụ việc
- Kiểm tra tồn kho mặt hàng cần mua
- Cho phép xét duyệt phiếu nhu cầu trực tiếp trên máy
- Lựa chọn nhà cung cấp cho các phiếu nhu cầu đã duyệt.
Quản lý báo giá
- Lưu báo giá của tất cả các nhà cung cấp và tất cả các hàng đặt mua
- Khai báo các mức giá, chiết khấu, các điều kiện thanh toán và số lượng đơn hàng tối thiểu
- Cho phép xem các báo giá trước đây và hiện thời
- So sánh giá báo cùng một mặt hàng của các nhà cung cấp khác nhau
- In bản đề nghị cung cấp báo giá
- Tính giá đã có/chưa có thuế VAT
- In bảng đánh giá nhà cung cấp.
Quản lý đơn hàng
- Lập đơn hàng theo nhiều cách:
- Lập đơn hàng trực tiếp
- Lập từ hợp đồng
- Lập từ phiếu nhu cầu đã duyệt
- Lập theo kết quả lựa chọn nhà cung cấp.
- Gọi ra giá mua và chiết khấu theo báo giá hoặc bảng giá của nhà cung cấp
- Quản lý riêng đơn hàng mua trong nước và đơn hàng nhập khẩu
- Cho phép tính cước vận chuyển, bảo hiểm và các phí khác
- Cho phép xem các đơn hàng trước đây và hiện thời
- Đơn hàng có thể duyệt trực tiếp trên màn hình đơn hàng hoặc qua chức năng riêng.
Theo dõi hàng nhập khẩu
- Phân bổ chi phí nhập khẩu cho từng mặt hàng theo các tiêu thức khác nhau: số lượng, giá tiền, trọng lượng hoặc thể tích
- Tự động tính thuế nhập khẩu và các khoản phải nộp khác
- Quản lý nhập hàng và kiểm định chất lượng
- Theo dõi hàng nhập kho trong hai trường hợp:
- Nhập kho theo phiếu nhập kho
- Nhập kho theo hoá đơn (hoá đơn kiêm phiếu nhập kho).
- Khai báo kiểm định chất lượng ngay trên phiếu nhập mua
- Kiểm định hàng hoá theo nhiều kiều khác nhau: kiểm định toàn bộ, kiểm định tỷ lệ.
Quản lý hàng mua trả lại nhà cung cấp
- Theo dõi hàng trả lại nhà cung cấp trong nhiều trường hợp khác nhau:
- Trả hàng do không đạt chất lượng
- Trả hàng trước khi nhận hoá đơn
- Trả hàng sau khi nhận hoá đơn.
- Cho phép cập nhật trạng thái đơn hàng khi trả lại hàng cho nhà cung cấp.
Báo cáo
- Báo cáo về tình trạng phiếu yêu cầu mua hàng
- Báo cáo tình trạng đơn hàng, so sánh đơn hàng và phiếu yêu cầu mua hàng
- Bảng kê các báo giá, đơn hàng
- Bảng kê phiếu nhập mua, kết quả kiểm định
- Báo cáo phân tích hàng nhập mua.
Kết nối với các phân hệ khác
- Kết nối với phân hệ quản lý hàng tồn kho để cập nhật tình hình hàng hoá tồn kho: số lượng tồn kho, số lượng thực tồn, số lượng hàng sắp nhập kho
- Kết nối với phân hệ kế toán công nợ phải trả và kế toán vốn bằng tiền để thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp
- Kết nối với phân hệ kế toán tổng hợp để chuyển số liệu vào sổ cái.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét