Một vấn đề muôn thuở của doanh nghiệp phần mềm là làm thế nào kiểm soát và quản trị dự án. Công việc này quyết định thành công hay thất bại của 1 dự án cũng như các hệ lụy kéo theo nó như là chi phí, con người, niềm tin khách hàng, uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp...
Với cương vị của một cán bộ quản lý và kiểm soát các dự án phần mềm, tôi rút tỉa từ kinh nghiệm thực tế cần phải xác định các điểm nhấn trong quá trình thực hiện. Tại các điểm nhấn này, cần xác định một số công việc cụ thể để đảm bảo rằng, dự án đang trong tầm kiểm soát
1. Công tác trước bán hàng
Một số dự án, đặc biệt là các doanh nghiệp có những yêu cầu quản lý đặc thù ngành nghề cũng như đặc thù về nhu cầu quản lý, bước này được đánh giá là cực kỳ quan trọng. Cần phải xác định tổng quát và đánh giá tương đối chính xác yêu cầu khách hàng. Trong một số trường hợp, kết quả của công việc này quyết định có tiến hành ký kết hợp đồng với đối tác hay không.
2. Thiết lập quan hệ, khởi động dự án
Công việc này góp phần tạo không khí thoải mái, tự nhiên, khí thế cho công việc hợp tác giữa đôi bên. Thông thường chỉ là buổi giới thiệu ngắn về nhân sự tham gia, cách thức trao đổi thông tin, mục tiêu và thời hạn hoàn thành cho từng giai đoạn. Bước này nên được thực hiện đối với các dự án có lượng người dùng lớn hơn 20.
3. Khảo sát và phân tích yêu cầu
Việc đảm bảo cho tài liệu khảo sát được ghi nhận đầy đủ, đáp ứng yêu cầu khách hàng, cần được thực hiện bởi cán bộ có kinh nghiệm để phân tích hết mọi khía cạnh của yêu cầu. Tất nhiên việc này cũng cần đến các cán bộ thực hiện trực tiếp đến người dùng cuối, các cán bộ này phải đảm bảo bám sát theo các yêu cầu khách hàng cũng như các phân tích và định hình mà cán bộ kinh nghiệm đã hướng. Việc khảo sát chính xác, đầy đủ sẽ hạn chế rất nhiều nguy cơ bị vỡ chương trình và dự án kéo dài.
Kiểm soát dự án phần mềm không phải là công việc đơn giản
Vì sao phải cần người có kinh nghiệm?
Trong các dự án có độ khó cao thì đòi hỏi thông tin giữa khách hàng và các cán bộ thực hiện dự án phải đảm bảo chặt chẽ, chính xác và có góc nhìn giống nhau. Do đó cần 1 cán bộ hoặc 1 nhóm “Phân tích nghiệp vụ” đóng vai trò trung gian trao đổi thông tin. Trong công nghệ phần mềm, khách hàng và cán bộ thực hiện dự án nhìn công việc và hệ thống ở các góc nhìn khác nhau, sử dụng ngôn ngữ khác nhau để diễn đạt yêu cầu. Thông thường ở các dự án vừa và nhỏ thì cán bộ có kinh nghiệm cao sẽ kiêm luôn nhiệm vụ này.
Không nên quá khắt khe thời gian dành cho việc khảo sát.
Một lưu ý không kém phần quan trọng đó là khách hàng đã và đang sử dụng chương trình nào trước đây hay chưa, đây cũng là 1 trong những nguyên nhân kéo dài thời gian dự án. Nếu khách hàng đã và đang sử dụng phần mềm thì khi lập tài liệu phân tích thiết kế cần cân nhắc và lưu ý để đảm bảo nhất định tiện ích cũng như thói quen của người dùng.
4. Theo dõi thực hiện chuyển giao theo định hướng đã xây dựng
Trong quá trình thực hiện khảo sát yêu cầu, cán bộ khảo sát đã có định hướng nhất định về cách thức xử lý thông tin cho từng loại nghiệp vụ nhất định để đảm bảo yêu cầu quản lý khách hàng, một nghiệp vụ đi chệch hướng cũng có thể ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống. Vì vậy, cán bộ phụ trách kiểm soát tiến độ có trách nhiệm kiểm tra, rà roát trực tiếp công việc dự án định kỳ hàng tuần để đảm bảo dự án đang đi đúng hướng.
5. Các yêu cầu phát sinh: đàm phán và kiểm soát
Việc phát sinh thêm yêu cầu ngoài tài liệu khảo sát đã thống nhất là điều không thể tránh khỏi. Đây là vấn đề thường gây tranh cãi với đối tác, các vấn đề tranh cãi thường xuất phát từ số lượng các yêu cầu thay đổi, thêm mới. Lúc này cần phải họp ban dự án 2 bên để nhìn nhận lại vấn đề và giải quyết từ gốc:
- Có thể vấn đề không nghiêm trọng như bề ngoài của nó: các yêu cầu của khách hàng dựa trên nền tảng lối mòn cũ không còn phù hợp cho doanh nghiệp nữa mà ban quản trị của khách hàng đang muốn thay đổi và đi theo lối mới ưu việt hơn
- Đừng chuẩn bị tư tưởng bác bỏ mọi yêu cầu khách hàng bằng được mới thôi: việc này thường gây phản ứng ngược vì khách hàng thường là luôn đúng. Phải biết cách lắng nghe khách hàng.
- Các việc cần giải quyết thì trao đổi rõ ràng và thỏa thuận dựa trên thống nhất cả 2 bên.
Các thay đổi, bổ sung mới cần được kiểm tra và duyệt kỹ lưỡng để đảm bảo yêu cầu mới không đi ngược hoặc mâu thuẫn với yêu cầu cũ. Không nên phó mặc cho đội dự án tự kiểm soát sau giai đoạn phân tích theo tài liệu thống nhất vì điều này rất thường dẫn đến 1 hậu quả là sẽ mất kiểm soát, quá chú trọng vào từng chi tiết mà không có cái nhìn toàn diện. Thời gian cho các việc chỉnh sửa lắt nhắt, tiểu tiết thường chiếm tỷ trọng cao trong tổng thời gian dự án.
6. Chuẩn bị và kỹ thuật hoàn tất dự án
Đối với các dự án lớn, việc hoàn tất và kết thúc là cả một quá trình và đòi hỏi sự tinh tế linh động của cán bộ thực hiện trong từng trường hợp cụ thể nếu không muốn nói là “nghệ thuật”.
Thông thường, nguyên tắc cơ bản đáp ứng được phần lớn khách hàng vẫn là “Bắt đầu từ chi tiết” => xác nhận công việc hoàn thành đối với từng người dùng cuối. Ưu điểm của cách này là sẽ không gặp nhiều khó khăn trong trường hợp khách hàng thay đổi nhân sự phụ trách dự án.
Để việc hoàn tất dự án được suôn sẻ cũng không quên việc chuẩn bị cho nó. Khi công việc được đánh giá là đã hoàn thành thì cần họp với đội dự án khách hàng để thông báo tình hình và kế hoạch hoàn tất để khách hàng có tư tưởng chuẩn bị và gấp rút kiểm tra.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét